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4 Wege, Ihrem Hotelteam Zeit zu sparen

Hotel Spider
Funktionalitäten | 25.11.2022

Wie Ihnen intelligentes Arbeiten bei Personalengpässen helfen kann. Ein einfacher, aber effektiver Weg, dies zu erreichen, ist der Einsatz moderner Hoteltechnologie. Was das konkret heißt, und wie Sie das in Ihrem Hotel umsetzen können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Effiziente Prozesse sind in der Hotellerie aus vielen Gründen wichtig. Sie sorgen für ein gutes Gästeerlebnis, helfen Ihre Kosten zu optimieren und steigern dadurch die Profitabilität.  

 

Auch dem Problem des Fachkräftemangels können Sie mit optimierten Abläufen entgegenwirken. Damit gewinnen Sie sogar zweifach. Zum einen entlasten Sie Ihr bestehendes Team. Zum anderen machen Sie den Arbeitsplatz für neue Bewerber attraktiver. 

 

Ein einfacher, aber effektiver Weg, dies zu erreichen, ist der Einsatz moderner Hoteltechnologie. Damit können Sie unter anderem repetitive Arbeitsschritte automatisieren und die Ausführung anderer Aufgaben beschleunigen. Das lässt Ihrem Team mehr Luft und schafft mehr Zeit für andere wichtige Arbeit. 

 

Was das konkret heißt, und wie Sie das in Ihrem Hotel umsetzen können, erfahren Sie in diesem Artikel. 

 

Ein gut integriertes PMS als starke Basis 

 

Ihr PMS ist das Herzstück und die Basis Ihres Hotel Tech Stacks, weil es die wichtigsten Daten Ihres Betriebs enthält, wie z. B. Reservierungen, Gästeinformationen, Zimmerpreise usw. Wichtig ist, dass Ihr PMS diese Daten für andere Systeme direkt zugänglich macht. Dafür muss es sich per Integration mit Ihren anderen Programmen verbinden lassen. So sparen Sie massiv an Zeit, da Sie Daten nicht mehr manuell übertragen müssen.  

 

Die Verbindung zwischen PMS und einem Channel Manager wie Hotel-Spider ist dafür das ideale Beispiel. Wenn Sie in Ihrem PMS einen neuen Zimmerpreis festlegen, wird dieser sofort an den integrierten Channel Manager weitergegeben. Dadurch landet der neue Preis auch sofort auf sämtlichen Vertriebsplattformen (z. B. OTAs und Meta-Suchseiten), ohne weiteres Zutun. Auch wenn eine neue Reservierung eingeht, leitet sie der Channel Manager direkt an Ihr PMS weiter und aktualisiert automatisch die Verfügbarkeit. So sparen Sie Zeit, vermeiden ungewollte Überbuchungen, reduzieren das Fehlerrisiko und optimieren Ihren Vertreib.  

 

 

 

Unkomplizierte Zimmerkategorien für einen reibungslosen Vertrieb 

 

Auch ein vereinfachtes Angebot ist eine gute Möglichkeit, Zeit zu sparen und bessere Ergebnisse zu erzielen. Ein kompliziertes Angebot bringt nämlich zusätzlichen Verwaltungs- und Kommunikationsaufwand mit sich und kann evtl. sogar Gäste abschrecken.  

 

Das vermeiden Sie, wenn Sie folgende Punkte umsetzen: 

 

• Zimmerhierarchie klar gestalten: legen Sie die Hierarchie fest und kommunizieren Sie sie sowohl auf Ihren Vertriebskanälen als auch intern.  

 

• Kategorien deutlich differenzieren: heben Sie die Unterschiede zwischen den Kategorien klar hervor, damit Gäste leicht gut informierte Buchungsentscheidungen treffen können. Wenn Sie zu viele Kategorien haben, gibt es die Möglichkeit einige zusammenzulegen? 

 

• Preise und Arrangements einfach strukturieren: Ihre Preise sollten natürlich die Zimmerhierarchie widerspiegeln. Außerdem muss klar sein, was im Preis bzw. im Arrangement enthalten ist.  

 

Insgesamt gilt: weniger ist mehr. Ein übersichtliches Angebot wirft bei Gästen weniger Fragen auf und ermöglicht es ihnen selbstständig zu buchen. Auch im operativen Bereich bringt es Vorteile, da es die Zimmereinteilung und Planung des Etagenservice vereinfacht.  

 

Moderne Zahlungsabläufe für gesteigerte Sicherheit und Effizienz 

 

Zahlungsvorgänge sind ein sensibles Thema. Sie sollten schnell und einfach, aber natürlich auch sicher sein. Wichtig ist dabei, dass Sie an keinem dieser Punkte sparen.  

 

Fühlen sich Gäste bei der Buchung verunsichert, werden sie Ihnen Ihre Kreditkartendetails nicht anvertrauen. Aber auch, wenn der Prozess zu kompliziert und langwierig ist, springen potenzielle Kunden vermehrt ab und Sie verlieren Buchungen.  

 

Für schnelle, sichere Online-Transaktionen brauchen Sie also eine Lösung, die alle aktuellen Sicherheitsstandards erfüllt und Gästen gleichzeitig eine Zahlung bzw. eine Garantie in wenigen Schritten ermöglicht.  

 

Die besten Resultate bringen Zahlungsanbieter, die folgende Kriterien erfüllen: 

  •  

• PSD2- und PCI-DSS-konforme Technologie: Kartendaten werden verschlüsselt gespeichert und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung stellt sicher, dass der Gast der Transaktion zustimmt. So maximieren Sie die Sicherheit für Ihr Hotel und Ihre Gäste. 

 

• Automatisierung: Kartendaten werden automatisch verschlüsselt und von der Buchungsmaske an das PMS übertragen. Auch die Garantie für die Buchung wird schnell und sicher automatisch bearbeitet. 

 

Die Hotel-Spider-Buchungsmaske und -Zahlungslösungen decken diese Gebiete vollständig ab und bieten gleichzeitig ein ausgezeichnetes Benutzererlebnis.  

 

 

 

Digitalisierung der Guest Journey 

 

Interne Prozesse zu überarbeiten, ist ein wichtiger Schritt, der Ihnen schon viel Zeit sparen kann. Aber auch bei der Guest Journey gibt es viele Möglichkeiten, Abläufe zu optimieren und gleichzeitig die Gästeerfahrung zu verbessern.  

 

Hier folgen zwei Punkte, deren Umsetzung viele Vorteile für Sie und Ihre Gäste bringt.  

 

Automatisierte Gästekommunikation: 

Wenn Sie einen Chatbot auf Ihrer Hotelwebseite implementieren, kann dieser häufig gestellte Fragen in Sekunden automatisch beantworten und Ihrem Team damit viel Arbeit sparen. Außerdem hilft Ihnen diese prompte Art der Kommunikation, mehr Direktbuchungen zu generieren, da Sie Gästen die Entscheidungsfindung erleichtern.  

 

Am besten ist es, wenn die Buchung direkt über das Chatfenster möglich ist. Dafür brauchen Sie lediglich eine Integration zwischen Chatbot und Buchungsmaske. Hotel-Spider arbeitet auf diesem Gebiet mit DialogShift zusammen. Deren Bot kann über 200 verschiedene Fragen in 190 Sprachen beantworten.  

 

Online Check-In und Check-Out: 

Besonders während der Pandemie ist die Nachfrage nach der digitalen An- und Abreise stark gestiegen. Das wird vorerst wohl auch so bleiben. Ermöglichen Sie Gästen deshalb weiterhin selbstständig online ein- und auszuchecken. Das gibt ihnen mehr Flexibilität und entlastet Ihr Team am Empfang.  

 

Nötig dafür ist entweder ein PMS, welches diese Funktion unterstützt oder ein Technologiepartner, der mit dem PMS integriert, und die digitale An- und Abreise ermöglicht. Auch hier ist ein verlässlicher, integrierter Zahlungsanbieter wichtig.  

 

Wie Sie sehen, gibt es viele Möglichkeiten, Ihre Abläufe mithilfe von Technologie zu optimieren. Dadurch können für Sie eine Vielzahl an Vorteilen entstehen, wie gesparte Zeit und Personalkosten, gesteigerte Umsätze und zufriedenere Gäste.  

 

Natürlich gehört zum Aufbau eines innovativen Tech Stacks im Vorfeld auch eine Investition an Zeit und Geld. Auch mit einer Eingewöhnungsphase müssen Sie rechnen, je nachdem wie viele und welche neuen Lösungen Sie implementieren.  

 

Sobald sich Ihre neuen Abläufe aber gut eingespielt haben, profitieren Sie langfristig von effizienten Prozessen und können auch dem anhaltenden Fachkräftemangel gelassen begegnen.  

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