Comme d’autres secteurs, l’hôtellerie se dirige de plus en plus vers la technologie basée sur le cloud. Bien que cette transition présente de nombreux avantages, elle n’est pas la solution idéale pour tous les établissements.
Partout où vous regardez, il existe aujourd’hui des solutions technologiques basées sur le cloud. Dans le secteur hôtelier également, la technologie cloud est depuis longtemps largement répandue et n’est plus réservée uniquement aux start-ups innovantes.
Mais cela signifie-t-il pour autant que les systèmes basés sur serveur, autrefois courants, sont désormais totalement obsolètes ? Et quelle est la différence entre la technologie basée sur serveur et celle basée sur le cloud ?
Elisha Schoppig de Hotel-Spider et Alex Höfer, chef de projet chez Rebag Data AG, se sont penchés sur ces questions et d’autres à ce sujet lors de notre premier livestream en langue allemande.
Vous trouverez dans cet article les points saillants de leur entretien. Il devrait vous aider à peser le pour et le contre lorsque vous devrez choisir entre une solution basée sur le cloud ou sur serveur pour votre hôtel.
Les bases : qu’est-ce qu’un serveur et qu’est-ce que le cloud ?
Commençons par définir ce qu’est un serveur. Voici ce que dit IONOS SE à ce sujet : « Un serveur basé sur le matériel est une machine physique connectée à un réseau informatique, sur laquelle fonctionnent le système d’exploitation et un ou plusieurs serveurs basés sur des logiciels ».
De nombreux hôtels disposent encore d'un tel serveur de nos jours. Des programmes importants tels que le PMS, le point de vente, etc. y sont alors installés. Seuls les ordinateurs connectés sur le serveur peuvent accéder à ces programmes et à leurs données. Si un logiciel doit être mis à jour, vous devez télécharger et installer la mise à jour sur le serveur.
Avec le cloud, la situation est différente. IONOS SE décrit cette technologie comme suit : « Le cloud computing met en ligne toute votre infrastructure informatique sous forme d’applications matérielles et logicielles. Elle utilise Internet et des serveurs centraux distants pour gérer les données et les applications ».
Maintenant que vos diverses solutions technologiques ne sont plus installées sur place, de nombreuses nouvelles possibilités s’offrent à vous. L’accès au programme est désormais possible depuis tous les appareils, que ce soit à l’hôtel, au bureau ou en déplacement. Seuls une connexion Internet et des droits d’accès sont nécessaires. De plus, les mises à jour sont entièrement automatiques dès qu’elles sont validées par le partenaire logiciel.
Raisons de continuer à miser sur une technologie basée sur serveur
En fonction de la localisation de votre hôtel et de vos besoins, un système basé sur serveur pourrait vous être utile.
Bases légales : dans certains pays ou régions, il est tout simplement interdit de transmettre des données clients à un système basé sur le cloud. Il s’agit toutefois d’une exception absolue. Généralement, cela peut poser un problème si le cloud se trouve dans un pays tiers. Mais, si vous et votre fournisseur êtes tous deux situés dans l’UE, par exemple, ou même dans le même pays, cela ne devrait pas poser problème. Dans tous les cas, renseignez-vous sur ce point avant d’opter pour un nouveau système.
Manque d’infrastructures : pour les solutions basées sur le cloud, une connexion internet rapide et stable est nécessaire pour un fonctionnement optimal. Si votre établissement est situé dans une région où Internet n’est actuellement pas fiable, un serveur peut être une meilleure option. Vous pourrez ainsi toujours utiliser vos programmes de manière irréprochable, même si le débit Internet est faible. Toutefois, étant donné que le réseau 5G ne cesse de s’étendre et que de nouveaux développements en matière de connexions mobiles sont toujours en cours (par exemple Starlink), vous pouvez d’ores et déjà trouver des solutions fiables presque partout dans le monde, qui prennent en charge le fonctionnement d’un système basé sur le cloud.
Adaptabilité : les systèmes basés sur serveur peuvent être plus flexibles que l’option basée sur le cloud. Si vous faites part de vos préférences et de vos exigences à votre fournisseur de technologie lors de l’installation, celles-ci peuvent souvent être bien mises en œuvre. Vous obtiendrez ainsi un programme parfaitement adapté à votre établissement. Toutefois, ces adaptations individuelles sont généralement assez coûteuses.
Avantages du passage au cloud
Si vous êtes légalement autorisé à utiliser le cloud et que vous disposez également d’une bonne connexion Internet, vous pourriez bientôt bénéficier des avantages suivants.
• Flexibilité : étant donné que vous pouvez accéder aux logiciels basés sur le cloud à partir de différents appareils et endroits, de nouvelles possibilités s’offrent à vous en matière de service et de processus internes. Puisque plusieurs de ces solutions sont très intuitives, la plupart des collaborateurs les utilisent facilement dès le début.
• Intégrations : généralement, les programmes basés sur le cloud peuvent être facilement intégrés à d’autres solutions via une API (interface d’application) ouverte. Cela vous permet de construire votre propre pile technologique. Cela permet aux systèmes d’échanger des données entre eux, de favoriser la communication au sein de l’équipe et d’automatiser les processus. Vous gagnez ainsi du temps et allégez la tâche à vos collaborateurs.
• Reporting : grâce aux possibilités d’intégration entre différents programmes, les silos de données peuvent enfin être rompus. Vos équipes ont ainsi un meilleur accès aux données et peuvent générer des rapports complets en un peu de temps. Cela leur permet de consacrer plus de temps à l’analyse, et de prendre des décisions mieux informées.
• Sécurité : dans le cas d’un système basé sur le cloud, le fournisseur de technologie assume la majeure partie de la responsabilité de la sécurité des données. Cela vous décharge, vous et votre équipe, et vous assure une protection juridique. C’est un avantage majeur, car cela demande beaucoup de ressources pour garantir en permanence la sécurité et la maintenance de votre serveur.
• Coûts : le coût d’un produit basé sur le cloud est souvent bien inférieur à celui d’un programme basé sur serveur. Les dépenses élevées liées à l’installation, à la maintenance et aux mises à jour sont supprimées. Elles sont remplacées par des frais mensuels fixes qui, même cumulés sur une longue période, sont moins élevés que les coûts d’une solution basée sur serveur. En outre, les fournisseurs de logiciels en tant que service (SaaS) basés sur le cloud ne vous engagent généralement pas à long terme. Vous pouvez au contraire résilier votre contrat à tout moment, sans avoir à payer de pénalités ou à supporter d’autres coûts.
Comment trouver le système adapté à votre établissement
Maintenant que vous connaissez les avantages des deux options, c’est à vous de déterminer quelle solution convient à votre hôtel.
Les éléments suivants peuvent vous aider à prendre rapidement la bonne décision :
1. Étude : analysez votre situation actuelle pour avoir une vue globale de vos solutions actuelles. Dans quelle mesure fonctionnent-elles pour votre entreprise ? Quels sont les problèmes fréquents ? Le passage à un autre système résoudrait-il ces problèmes ?
2. Discussions en équipe : réfléchissez avec votre équipe à ce que vous voulez atteindre et à ce dont votre établissement et vos collaborateurs ont vraiment besoin. Souhaitez-vous une expérience client entièrement digitalisée ? Voulez-vous automatiser et digitaliser autant de processus que possible ? Que penseraient vos clients de tels changements ?
3. Trouver le bon partenaire logiciel : un fournisseur disposant d’une longue expérience et d’un bon suivi de la clientèle est essentiel lors du changement de système. Il vous fournira les conseils et les propositions les plus adaptés à votre hôtel.
4. Réserver des démos et tester différents systèmes : si vous avez un bon feeling avec un fournisseur, demandez une démonstration du produit. Testez le nouveau système en détail afin de voir comment il se comporterait dans l’utilisation quotidienne.
5. Mettre en œuvre un nouveau système : une fois votre décision prise, il est temps de passer à la nouvelle solution. Si votre équipe a été impliquée dès le début dans le processus de recherche et de prise de décision, cette dernière étape devrait également se dérouler rapidement. Vous trouverez plus de conseils sur la gestion du changement et la mise en place de nouveaux processus dans cette vidéo Hotel Techie.
La décision de passer d’un système basé sur le cloud à un système basé sur serveur entraîne des conséquences majeures.
Réfléchissez donc bien aux points mentionnés ci-dessus et effectuez des recherches approfondies. N’hésitez pas non plus à demander conseil à des fournisseurs expérimentés et à des collègues.
Cela vous permettra de choisir la solution la mieux adaptée à votre hôtel, à votre équipe et à vos clients, et qui vous accompagnera sur le long terme dans votre activité.
