Herausforderungen beim Zahlungsprozess im Hotel

Zahlungen sind eine knifflige Sache. Angefangen beim Kreditkartendiebstahl bis hin zu ineffizienten Prozessen, bei denen Hotelgäste ihre Daten mehrmals angeben müssen, bestehen beim Zahlungsvorgang viele Möglichkeiten, Fehler zu begehen. 

Der Zahlungsvorgang ist aber auch eine Chance, den Hotelgästen ein tolles Erlebnis zu bieten. Ein reibungsloser, sicherer Ablauf sorgt dafür, dass Hotelgäste eine problemlose Reservierung, Ankunft und Abreise genießen.  

Ein kompetenter Partner im Bereich der Zahlungsprozesse und die passende Technologie helfen Ihnen, dies umzusetzen. Die Hotel-Spider Zahlungsdienste bieten beides. 

Schauen wir uns an, wie es die gängigsten Herausforderungen beim Zahlungsprozess in Hotels meistert.  

Herausforderung Nr. 1: Gewährleistung der Kreditkartensicherheit 

Die meisten Hoteliers überprüfen die Gültigkeit einer Kreditkarte vor der Ankunft des Hotelgastes manuell und gehen damit ein hohes Risiko ein. Dazu müssen Kreditkartennummern offengelegt werden, damit das Personal sie in das Zahlungsterminal eingeben kann. Dadurch können sie leicht gestohlen werden, wodurch Ihr Unternehmen dem Risiko des Kreditkartendiebstahls ausgesetzt wird. Folglich sind Sie haftbar, da Hotels empfindliche Daten ihrer Kunden schützen müssen.  

Der Payment Card Industry Data Security-Standard (PCI-DSS) legt fest, wie ein Unternehmen, das Kreditkartendaten verarbeitet, diese speichern und schützen muss. Dazu gehört auch, dass der Zugriff auf die Kartendaten so eingeschränkt wird, dass man sie nur dann einsehen kann, wenn dies tatsächlich erforderlich ist – ähnlich wie bei streng geheimen Dateien in Ihrem Lieblings-Spionagethriller. Das ist jedoch nicht möglich, solange Sie die Gültigkeit manuell überprüfen.  

Wie die Zahlungsdienste von Hotel-Spider dieses Problem lösen 

Die Zahlungsdienste von Hotel-Spider schützen Ihr Hotel auf drei Arten davor, Opfer von Karten- und Buchungsbetrug zu werden.  

1. Kartenprüfung: Wenn Hotelgäste ihre Daten bei der Buchung angeben, bucht Hotel-Spider eine Gebühr in Höhe von 0,00 €, um jede Karte automatisch zu testen. Dies macht zeitaufwändige und riskante manuelle Kartenprüfungen überflüssig und Sie erfahren sofort, wenn eine Karte abgelehnt wird.  

2. Online-Zahlung via Spider-Booking: Dies ermöglicht es den Hotelgästen, ihren Aufenthalt zum Zeitpunkt der Buchung bequem über die Spider-Buchungsmaske im Voraus zu bezahlen. Das System prüft die Karte, wickelt die Zahlung ab und speichert die Kartendaten in einem verschlüsselten Format ab. Dadurch wird sowohl das Ein- als auch das Auschecken verkürzt, da die Hotelgäste ihre Daten nicht noch ein zweites Mal angeben müssen.  

3. Hotel-Spider Vorauszahlung: Das System nimmt automatisch in Ihrem Namen Kontakt zu den Hotelgästen auf. Sie werden aufgefordert, für ihren Aufenthalt bereits vor Ankunft zu bezahlen, um ihre Buchung zu garantieren. Diese Validierung erfolgt auf einem eigens dafür vorgesehenen Fenster der Spider-Booking Web-Buchungsmaske. Auch Hotelgäste, die über einen OTA reservieren, erhalten diese Validierungsanfrage.  

Mit allen drei Optionen kann Ihr Hotel Kreditkartendaten prüfen, ohne dass diese offen zugänglich sein müssen. Dies erhöht Ihre PCI-DSS-Sicherheit und schützt Sie vor Datenschutzverstößen.  

Herausforderung Nr. 2: Einhaltung der komplexen und sich häufig ändernden Rechtsvorschriften 

Die Europäische Union hat ihre zweite Generation der Zahlungsdiensterichtlinie (Payment Service Directive, PSD2) veröffentlicht. Der wichtigste Punkt von PSD2 ist, dass Ihre Hotelgäste es dem Hotel ausdrücklich gestatten müssen, über eine starke Kundenauthentifizierung (Strong Customer Authentication, SCA) auf die Informationen des Kreditkartenkontos zuzugreifen.  

Wie es funktioniert: 

1. Ihr Hotel versucht, auf die Kreditkarte des Hotelgastes zuzugreifen 

2. Der Hotelgast erhält eine Benachrichtigung, in der er aufgefordert wird,... 

•       • seine/ihre Identität zu bestätigen 

•       • die Transaktion zu autorisieren 

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Um die Identität der Hotelgäste zu bestätigen, müssen sie zwei der drei Sicherheitsgrundsätze der SCA erfüllen können: 

• • Wissen: Etwas, das nur der Kreditkarteninhaber weiß (z. B. Passwort, PIN usw.)  

• • Besitz: Etwas, das nur der Kreditkarteninhaber besitzt (z. B. Token, Handy, Zugangskarte usw.)  

• • Inhärente Merkmale: Etwas, das nur der Kreditkarteninhaber aufweist (z. B. Fingerabdruck, Gesichtserkennung usw.)  

Zum Beispiel: Ein Hotelgast kann die nur ihm bekannte PIN auf seinem Handy eingeben, einem Gerät, auf das nur er Zugriff hat.  

Hat ein Hotelgast das Hotel autorisiert, auf sein Kreditkartenkonto zuzugreifen, wird ein eindeutiger Token als Nachweis für diese Autorisierung ausgegeben. Dieser Token ist eine bestimmte Zeit lang gültig, bevor er abläuft.  

Dies gilt für: 

• • die Vorabgenehmigung einer Garantie 

• • die Erhebung einer nicht erstattungsfähigen Kaution 

• • die Erhebung eines Verspätungszuschlags, weil Hotelgäste mit einer offenen Rechnung abgereist sind 

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Diese Richtlinie gilt vorerst nur für Reisende, die eine Bank im Europäischen Wirtschaftsraum (Europäische Union, Island, Norwegen, Schweiz und Liechtenstein) haben. Doch solange der Reiseverkehr aufgrund der Covid-19-Pandemie eingeschränkt bleibt, wird dies die große Mehrheit Ihrer Hotelgäste betreffen.  

Wie die Zahlungsdienste von Hotel-Spider dieses Problem lösen 

Alle Zahlungsdienste von Hotel-Spider sind bereits PSD2-konform. Unsere Lösung ermittelt automatisch, ob Ihre Hotelgäste den Zugriff auf ihre Kreditkarte autorisieren müssen. Ist dies der Fall, werden sie durch das System durch die erforderlichen Schritte geführt. Dies beseitigt zudem jegliche Ungewissheit über die Zahlungsfähigkeit Ihrer zukünftigen Hotelgäste, da die Zahlungsdienste von Hotel-Spider die Limits der Karten vor deren Ankunft überprüfen.  

Herausforderung Nr. 3: Risiko über den gesamten Zahlungsprozess hinweg 

Bei der Online-Buchung geben Hotelgäste ihre Kreditkartendaten in ein Formular auf Ihrer Website oder Ihrem OTA ein. Zu diesem Zeitpunkt wird die Kreditkarte nicht überprüft. Dagegen werden auf den Websites von Fluggesellschaften oder E-Commerce-Plattformen mehrere Tests zur Betrugsermittlung durchgeführt, um zu prüfen, ob der Karteninhaber eine SCA durchführen muss, um den gesamten Transaktionsbetrag zu genehmigen. 

Gerade bei Karten, die eine SCA erfordern, können Hoteliers keine Kontrollen durchführen, bis der Hotelgast ankommt und die Karte am Zahlungsterminal autorisiert. Dadurch liegt das komplette Risiko, dass eine Karte in der Zeit zwischen der Reservierung und dem Check-in nicht funktioniert, beim Hotel. Das Risiko verlagert sich erst dann, wenn der Hotelgast eincheckt und die Transaktionen persönlich autorisiert. 

Wie die Zahlungsdienste von Hotel-Spider dieses Problem lösen 

Online-Zahlungen via Spider-Booking und Hotel-Spider Vorauszahlungen reduzieren das Risiko für Ihr Hotel während des gesamten Zahlungsprozesses drastisch.  

Bevor eine Garantie oder eine Reservierung bearbeitet wird, führt das System mehrere Betrugserkennungsprüfungen für jede Karte durch. Entsprechend der PSD2 fordert das System die Hotelgäste automatisch auf, eine SCA durchzuführen, um sicherzustellen, dass sie die Kreditkarte eingegeben haben, die sie bei der Ankunft vorlegen werden. Dies generiert den SCA-Token, der das Risiko einer Kreditkartentransaktion vom Hotel auf den Hotelgast verlagert, noch bevor dieser eincheckt.  

Bei einer Stornierung oder einem Nichterscheinen haben Sie den PSD2-Token. So haben Sie die Möglichkeit, bei Nichterscheinen eine Gebühr zu berechnen oder die Stornogebühr zu behalten und nur den entsprechenden Betrag zu erstatten.  

Die Zahlungsdienste von Hotel-Spider schützen Sie auch nach einem Aufenthalt. Sowohl die Kreditkartendaten als auch der SCA-Token werden vom System bis zu 48 Stunden nach der Abreise Ihres Hotelgastes sicher gespeichert. Bei Nachberechnungen oder im Falle eines Walk-Outs haben wir für Sie vorgesorgt.  

Herausforderung Nr. 4: Bequemlichkeit für Hotels und Hotelgäste 

Eine manuelle Kartenprüfung vor der Ankunft ist ein zeitaufwändiger Prozess, für den unterbesetzte Hotels keine Zeit haben. Außerdem handelt es sich um ein Verfahren, bei dem Fehler auftreten können, da sich das Personal bei der Eingabe der Kartennummer vertippen kann, wodurch die Reservierung möglicherweise nicht garantiert wird. Zudem ist es auch für die Hotelgäste lästig, dieselbe Karte mehrfach vorlegen zu müssen. Das zieht den Zahlungsprozess in die Länge und kann ein ansonsten schönes Erlebnis trüben. 

Wie die Zahlungsdienste von Hotel-Spider dieses Problem lösen 

Die Zahlungsdienste von Hotel-Spider bieten den Hotelgästen die Möglichkeit, ihren Aufenthalt im Voraus zu bezahlen und ihre Kundenkontaktdaten zu ergänzen. Auf diese Weise wird der Vorgang für das Check-in / Check-out verkürzt, da alle kreditkartenbezogenen Aufgaben bereits vor der Ankunft erledigt werden. Ferner wird damit die Möglichkeit eröffnet, eine vollständige Online-An- und Abreise bereitzustellen, was im letzten Jahr von immer mehr Reisenden erwartet wurde.  

Wie Sie sich vorstellen können, sind wir von all den Vorteilen, die die Hotel-Spider Zahlungsdienste Ihrem Hotel bieten, ziemlich begeistert.  

Möchten Sie die oben genannten Herausforderungen in Ihrem Hotel angehen? 

Sind Sie dazu bereit, Ihre Zahlungsprozesse sicherer zu machen? 

Und möchten Sie für Ihre Hotelgäste reibungslose und nahtlose Zahlungen ermöglichen? 

Dann schauen Sie sich jetzt die Zahlungsdienste von Hotel-Spider genauer an! 

Bei Fragen sind wir für Sie hier erreichbar.