Politique de confidentialité

1. Qui est Hotel-Spider ?

Hotel-Spider est une plateforme de distribution hôtelière basée sur le cloud. Nous aidons les hôtels à gérer leur inventaire de chambres, leurs tarifs et leur disponibilité sur les agences de voyages en ligne (OTA), les systèmes de distribution mondiaux (GDS), les moteurs de réservation et les canaux de métarecherche — le tout en un seul endroit. La plateforme est exploitée par Tourisoft Sàrl, une société suisse constituée à Nyon, dans le canton de Vaud, en Suisse. Nous opérons à l’échelle mondiale, avec des filiales en Allemagne et en Inde.

Nom légal	Tourisoft Sàrl
Adresse	Route de Champ-Colin 18, CH-1260 Nyon (VD), Suisse
Numéro d’entreprise	CHE-109.910.707 | RC CH-550.1.031.179-7
Contact confidentialité	privacy@hotel-spider.com
Représentant dans l’UE	Consultez nos mentions légales pour le contact relatif à l’art. 27 du RGPD

2. Quelles informations collectons-nous ?

Nous ne collectons que les informations qui nous aident à gérer nos activités et à mieux vous servir. Voici ce que cela signifie en pratique :

Informations que vous nous fournissez directement

Lorsque vous remplissez un formulaire de contact, demandez une démonstration ou nous envoyez un e-mail, vous partagez généralement :

• Votre nom et votre intitulé de poste
• Votre adresse e-mail professionnelle et votre numéro de téléphone
• Le nom de votre entreprise et sa localisation
• Le contenu de votre message ou de votre demande

Informations que nous collectons automatiquement

Lorsque vous visitez notre site web, nous collectons automatiquement certaines données techniques. Cela inclut votre adresse IP (anonymisée dans la mesure du possible), le type de navigateur, les pages consultées et le temps passé sur celles-ci. Nous utilisons ces données pour assurer le bon fonctionnement du site et comprendre ce qui est utile à nos visiteurs.

Informations provenant de tiers

Il nous arrive de recevoir des coordonnées de la part de partenaires de confiance — par exemple, lors d’événements sectoriels ou par le biais de recommandations. Nous n’utilisons que les informations provenant de tiers ayant confirmé avoir le droit de les partager avec nous.

3. Comment utilisons-nous vos informations ?

Nous utilisons les informations collectées aux fins suivantes :

• Pour répondre à vos demandes et vous recontacter lorsque vous nous sollicitez
• Pour planifier des démonstrations de produits et vous présenter Hotel-Spider
• Pour vous envoyer des mises à jour pertinentes sur nos produits, nos fonctionnalités et le secteur des technologies hôtelières
• Pour gérer notre relation commerciale avec vous et votre organisation
• Pour assurer le bon fonctionnement de notre site web et l’améliorer au fil du temps
• Pour nous conformer aux obligations légales et réglementaires

Nous serons toujours clairs sur les raisons pour lesquelles nous utilisons vos données au moment de leur collecte. Si nous souhaitons les utiliser pour une nouvelle finalité, nous vous en informerons.

4. Avec qui partageons-nous vos informations ?

Les sociétés de notre groupe

Comme expliqué à la section 5 ci-dessous, vos informations peuvent être partagées au sein du groupe Hotel-Spider — notre société mère suisse, notre filiale allemande et notre filiale indienne. Toutes les sociétés du groupe respectent les mêmes normes de protection des données et sont liées par des accords intra-groupe.

Prestataires technologiques

Comme la plupart des éditeurs de logiciels, nous utilisons des outils tiers pour gérer nos activités — tels que l’hébergement cloud, la distribution d’e-mails et l’analyse de site web. Ces prestataires ne traitent vos données que pour notre compte et selon nos instructions. Ils ne sont pas autorisés à utiliser vos données à leurs propres fins, et nous exigeons d’eux qu’ils maintiennent des normes de sécurité appropriées. Vous pouvez demander notre liste actuelle de prestataires en écrivant à privacy@hotel-spider.com.

Obligations légales et réglementaires

Nous pouvons divulguer vos informations si la loi, une décision de justice ou une autorité réglementaire l’exige — par exemple, pour nous conformer à une demande légale valide d’un organisme gouvernemental. Nous nous efforcerons toujours de vous en informer lorsque la loi le permet.

Transferts d’activités

Si Hotel-Spider est impliqué dans une fusion, une acquisition ou une vente de tout ou partie de ses activités, vos informations peuvent être transférées aux nouveaux propriétaires. Nous vous en informerons avant que cela ne se produise et nous nous assurerons que les mêmes normes de confidentialité continuent de s’appliquer. Nous ne vendrons jamais vos données personnelles à des tiers pour leurs propres fins marketing ou commerciales. Point final.

5. Partageons-nous des données au sein du groupe Hotel-Spider ?

Oui — et nous tenons à être transparents à ce sujet. Hotel-Spider est exploité par Tourisoft Sàrl et possède deux filiales :

Tourisoft Sàrl	Nyon, Suisse — Société mère et responsable du traitement
Hotel-Spider Germany GmbH	Berlin, Allemagne — Filiale de l’UE
Tourisoft India Private Limited	Gurugram, Inde — Filiale indienne (CIN : U74999HR2019FTC079476)

Vos informations peuvent être consultées par des collaborateurs de l’une de ces trois entités — mais uniquement à des fins commerciales et opérationnelles liées à Hotel-Spider. Aucune société du groupe ne peut utiliser les données partagées à des fins indépendantes non liées à Hotel-Spider. Tous les transferts intra-groupe sont régis par des accords formels de partage de données qui imposent les mêmes obligations de protection des données à toutes les entités. Les transferts vers l’Allemagne (UE) suivent les règles du RGPD. Les transferts vers l’Inde sont couverts par des clauses contractuelles types et alignés sur la loi indienne DPDPA 2023.

6. Vendons-nous vos données ?

Non. Nous ne vendons, ne louons ni ne concédons sous licence vos données personnelles à des tiers pour leurs propres fins commerciales. Vos informations sont utilisées uniquement au sein du groupe Hotel-Spider, pour fournir et promouvoir nos services.

7. Transferts internationaux de données

Tourisoft Sàrl est basée en Suisse. Vos données peuvent être traitées par les entités de notre groupe ou nos prestataires technologiques dans d’autres pays, y compris au sein de l’UE et en Inde. Quel que soit le lieu où vos données circulent, nous veillons à ce qu’elles restent protégées :

• Les transferts vers Hotel-Spider Germany GmbH (Allemagne) s’effectuent au sein de l’UE/EEE et sont couverts par le RGPD.
• Les transferts vers Tourisoft India Private Limited sont couverts par des clauses contractuelles types (CCT) et sont conformes à la loi indienne DPDPA 2023.
• Les transferts depuis la Suisse utilisent les mécanismes approuvés par le PFPDT en vertu de la loi fédérale suisse sur la protection des données révisée (nLPD).

Nous pouvons fournir des copies de nos clauses contractuelles types sur demande — envoyez simplement un e-mail à privacy@hotel-spider.com.

8. Combien de temps conservons-nous vos informations ?

Nous conservons vos informations aussi longtemps que nécessaire pour atteindre la finalité pour laquelle elles ont été collectées.

Données de contact et de prospection	24 mois à compter de votre dernière interaction avec nous
Données des clients actifs	Pendant toute la durée de notre relation commerciale, plus toute période de conservation légale
Registres légaux et de conformité	Aussi longtemps que l’exigent les lois suisses, européennes ou indiennes (par exemple, les documents comptables selon le Code des obligations suisse)

À l’expiration de la période de conservation, nous supprimons vos données de manière sécurisée ou nous les anonymisons de façon irréversible — dans toutes les entités du groupe. Vous pouvez également nous demander de supprimer vos données plus tôt : voir la section 9.

9. Vos droits

Selon votre lieu de résidence, vous disposez d’un certain nombre de droits sur vos données personnelles. Nous les avons listés ci-dessous — et un contact unique gère les demandes pour les trois entités du groupe, vous n’avez donc besoin de nous contacter qu’une seule fois.

Accès

Vous pouvez nous demander de confirmer si nous détenons vos données personnelles et, le cas échéant, de vous en envoyer une copie — en précisant quelles entités du groupe les détiennent.

Rectification

Si l’une de vos informations est inexacte ou obsolète, faites-le nous savoir et nous la corrigerons dans toutes les entités du groupe.

Suppression

Vous pouvez nous demander de supprimer vos données. Nous donnerons suite à cette demande dans toutes les entités du groupe, à moins que nous ne soyons légalement tenus de les conserver (par exemple, à des fins comptables).

Opposition au marketing

Vous pouvez vous désabonner des communications marketing à tout moment en cliquant sur « se désabonner » dans n’importe quel e-mail que nous vous envoyons, ou en nous contactant directement. Nous traiterons votre demande immédiatement.

Autres droits

Vous avez également le droit de limiter la manière dont nous traitons vos données, de demander une copie portable de celles-ci ou de retirer votre consentement lorsque notre traitement est basé sur celui-ci. Ces droits s’appliquent en vertu du RGPD, de la nLPD suisse et de la DPDPA indienne, selon votre localisation. Pour exercer l’un de ces droits, envoyez-nous un e-mail à privacy@hotel-spider.com. Nous vous répondrons dans un délai de 30 jours. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité avant de donner suite à une demande. Si vous êtes dans l’UE ou en Suisse et que vous estimez que nous n’avons pas traité votre demande correctement, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données :

• Suisse : Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) — edoeb.admin.ch
• UE : Votre autorité nationale de protection des données (par exemple, la CNIL en France, le BfDI en Allemagne)
• Inde : Le Data Protection Board of India (une fois qu’il sera pleinement opérationnel en vertu de la DPDPA 2023)

10. Cookies

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires sur notre site web pour assurer son bon fonctionnement, comprendre comment les visiteurs utilisent le site et — avec votre consentement — afficher du contenu pertinent. Les cookies strictement nécessaires sont toujours actifs car le site ne peut pas fonctionner sans eux. Pour les cookies d’analyse et de marketing, nous demandons votre consentement lors de votre première visite. Vous pouvez modifier vos préférences en matière de cookies à tout moment en utilisant le lien des paramètres des cookies dans le pied de page de notre site web. Notre politique complète en matière de cookies contient tous les détails sur ce que nous utilisons et pourquoi.

11. Comment protégeons-nous vos informations ?

Nous prenons la sécurité au sérieux dans l’ensemble du groupe Hotel-Spider. Nos mesures comprennent :

• Le chiffrement de toutes les données en transit (TLS) et au repos
• Des contrôles d’accès basés sur les rôles — seules les personnes ayant besoin de vos données peuvent les voir
• Des examens et évaluations de sécurité internes réguliers
• Des obligations de sécurité contraignantes dans tous les contrats avec les sous-traitants et les entités du groupe

Si une violation de données survient et présente un risque pour vos droits, nous en informerons l’autorité de contrôle compétente dans les 72 heures et informerons les personnes concernées comme l’exige la loi.

12. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre — par exemple, lorsque nous ajoutons de nouveaux services ou lorsque la loi change. La date en haut de cette page indique toujours la date de la dernière mise à jour. Si nous apportons un changement important affectant la manière dont vos données sont utilisées, nous vous en informerons — soit par e-mail, soit par un avis clair sur notre site web — avant que le changement ne prenne effet.

13. Comment nous contacter

Vous avez une question sur cette politique ou sur la manière dont nous traitons vos données ? Nous sommes ravis de vous aider.

E-mail	privacy@hotel-spider.com
Courrier	Tourisoft Sàrl, Route de Champ-Colin 18, CH-1260 Nyon, Suisse
Téléphone	+41 (0)22 360 03 70
Délai de réponse	Nous nous efforçons de répondre à toutes les demandes relatives à la confidentialité dans un délai de 30 jours

Une seule demande couvre toutes les entités du groupe. Que vos données soient détenues par Tourisoft Sàrl (CH), Hotel-Spider Germany GmbH (DE) ou Tourisoft India Private Limited (IN) — un seul e-mail à privacy@hotel-spider.com suffit.