Datenschutzerklärung

1. Wer ist Hotel-Spider?

Hotel-Spider ist eine cloudbasierte Vertriebsplattform für das Gastgewerbe. Wir unterstützen Hotels dabei, ihren Zimmerbestand, ihre Preise und ihre Verfügbarkeit über Online-Reisebüros (OTAs), globale Vertriebssysteme (GDS), Buchungsmaschinen und Metasuchkanäle zu verwalten – alles an einem Ort. Die Plattform wird von der Tourisoft Sàrl betrieben, einem Schweizer Unternehmen mit Sitz in Nyon, Kanton Waadt. Wir sind weltweit tätig und verfügen über Tochtergesellschaften in Deutschland und Indien.

Firmenname	Tourisoft Sàrl
Adresse	Route de Champ-Colin 18, CH-1260 Nyon (VD), Schweiz
Unternehmensnummer	CHE-109.910.707 | RC CH-550.1.031.179-7
Datenschutzkontakt	privacy@hotel-spider.com
EU-Vertreter	Siehe unser Impressum für den Kontakt gemäß Art. 27 DSGVO

2. Welche Informationen sammeln wir?

Wir sammeln nur Informationen, die uns helfen, unser Geschäft zu führen und Sie besser zu betreuen. In der Praxis sieht das wie folgt aus:

Informationen, die Sie uns direkt geben

Wenn Sie ein Kontaktformular ausfüllen, eine Demo anfordern oder uns eine E-Mail senden, teilen Sie uns in der Regel Folgendes mit:

• Ihr Name und Ihre Berufsbezeichnung
• Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Ihr Firmenname und Standort
• Der Inhalt Ihrer Nachricht oder Anfrage

Informationen, die wir automatisch sammeln

Wenn Sie unsere Website besuchen, erfassen wir automatisch einige technische Daten. Dazu gehören Ihre IP-Adresse (sofern möglich anonymisiert), der Browsertyp, die besuchten Seiten und die Verweildauer auf diesen Seiten. Wir nutzen diese Informationen, um das ordnungsgemäße Funktionieren der Website sicherzustellen und zu verstehen, was für unsere Besucher nützlich ist.

Informationen von Dritten

Gelegentlich erhalten wir Kontaktdaten von vertrauenswürdigen Partnern – zum Beispiel auf Branchenveranstaltungen oder durch Empfehlungen. Wir verwenden nur Informationen von Dritten, die bestätigt haben, dass sie berechtigt sind, diese mit uns zu teilen.

3. Wie verwenden wir Ihre Informationen?

Wir verwenden die von uns gesammelten Informationen für die folgenden Zwecke:

• Um auf Ihre Anfragen zu antworten und uns mit Ihnen in Verbindung zu setzen
• Um Produktdemonstrationen zu vereinbaren und Sie durch Hotel-Spider zu führen
• Um Ihnen relevante Updates über unsere Produkte, Funktionen und den Bereich der Hoteltechnologie zuzusenden
• Um unsere Geschäftsbeziehung mit Ihnen und Ihrem Unternehmen zu verwalten
• Um den reibungslosen Betrieb unserer Website zu gewährleisten und diese kontinuierlich zu verbessern
• Um gesetzliche und regulatorische Verpflichtungen zu erfüllen

Wir werden zum Zeitpunkt der Datenerhebung immer klar darlegen, warum wir Ihre Daten verwenden. Sollten wir sie jemals für einen neuen Zweck nutzen wollen, werden wir Sie darüber informieren.

4. Mit wem teilen wir Ihre Informationen?

Unsere Konzerngesellschaften

Wie in Abschnitt 5 unten erläutert, können Ihre Informationen innerhalb der Hotel-Spider-Gruppe weitergegeben werden – an unsere Schweizer Muttergesellschaft, unsere deutsche Tochtergesellschaft und unsere indische Tochtergesellschaft. Alle Konzerngesellschaften befolgen dieselben Datenschutzstandards und sind an konzerninterne Vereinbarungen gebunden.

Technologieanbieter

Wie die meisten Softwareunternehmen nutzen wir Tools von Drittanbietern für unseren Geschäftsbetrieb – etwa für Cloud-Hosting, E-Mail-Zustellung und Website-Analyse. Diese Anbieter verarbeiten Ihre Daten nur in unserem Auftrag und nach unseren Anweisungen. Es ist ihnen nicht gestattet, Ihre Daten für eigene Zwecke zu verwenden, und wir verpflichten sie zur Einhaltung angemessener Sicherheitsstandards. Sie können unsere aktuelle Liste der Anbieter anfordern, indem Sie an privacy@hotel-spider.com schreiben.

Gesetzliche und regulatorische Verpflichtungen

Wir können Ihre Informationen offenlegen, wenn dies gesetzlich, durch eine gerichtliche Anordnung oder eine Aufsichtsbehörde erforderlich ist – zum Beispiel, um einer gültigen rechtlichen Anfrage einer Regierungsbehörde nachzukommen. Wir werden immer versuchen, Sie zu benachrichtigen, sofern dies gesetzlich zulässig ist.

Unternehmensübertragungen

Sollte Hotel-Spider jemals an einer Fusion, einer Übernahme oder einem Verkauf des gesamten Unternehmens oder von Teilen davon beteiligt sein, können Ihre Informationen an die neuen Eigentümer übertragen werden. Wir werden Sie informieren, bevor dies geschieht, und sicherstellen, dass dieselben Datenschutzstandards weiterhin gelten. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten niemals an Dritte für deren eigene Marketing- oder Geschäftszwecke verkaufen. Punkt.

5. Teilen wir Daten innerhalb der Hotel-Spider-Gruppe?

Ja – und wir möchten diesbezüglich offen sein. Hotel-Spider wird von der Tourisoft Sàrl betrieben und hat zwei Tochtergesellschaften:

Tourisoft Sàrl	Nyon, Schweiz – Muttergesellschaft & Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Hotel-Spider Germany GmbH	Berlin, Deutschland – EU-Tochtergesellschaft
Tourisoft India Private Limited	Gurugram, Indien – Indische Tochtergesellschaft (CIN: U74999HR2019FTC079476)

Kollegen in jedem dieser drei Unternehmen können auf Ihre Informationen zugreifen – jedoch nur für geschäftliche und betriebliche Zwecke im Zusammenhang mit Hotel-Spider. Kein Konzernunternehmen darf gemeinsam genutzte Daten für unabhängige Zwecke verwenden, die nicht mit Hotel-Spider in Verbindung stehen. Alle konzerninternen Übermittlungen unterliegen formellen Vereinbarungen über den Datenaustausch, die allen Einheiten dieselben Datenschutzverpflichtungen auferlegen. Übermittlungen nach Deutschland (EU) folgen den Regeln der DSGVO. Übermittlungen nach Indien sind durch Standardvertragsklauseln abgedeckt und auf den indischen DPDPA 2023 abgestimmt.

6. Verkaufen wir Ihre Daten?

Nein. Wir verkaufen, vermieten oder lizensieren Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte für deren eigene geschäftliche Zwecke. Ihre Informationen werden nur innerhalb der Hotel-Spider-Gruppe verwendet, um unsere Dienstleistungen bereitzustellen und zu bewerben.

7. Internationale Datenübermittlungen

Die Tourisoft Sàrl hat ihren Sitz in der Schweiz. Ihre Daten können von unseren Konzerneinheiten oder Technologieanbietern in anderen Ländern verarbeitet werden, auch innerhalb der EU und in Indien. Wo auch immer Ihre Daten verarbeitet werden, wir stellen sicher, dass sie geschützt bleiben:

• Übermittlungen an die Hotel-Spider Germany GmbH (Deutschland) erfolgen innerhalb der EU/des EWR und unterliegen der DSGVO.
• Übermittlungen an die Tourisoft India Private Limited sind durch Standardvertragsklauseln (SCCs) abgedeckt und entsprechen dem indischen DPDPA 2023.
• Übermittlungen aus der Schweiz nutzen die vom EDÖB genehmigten Mechanismen gemäß dem revidierten Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (nDSG).

Wir können auf Anfrage Kopien unserer Standardvertragsklauseln zur Verfügung stellen – senden Sie einfach eine E-Mail an privacy@hotel-spider.com.

8. Wie lange bewahren wir Ihre Informationen auf?

Wir bewahren Ihre Informationen so lange auf, wie wir sie für den Zweck benötigen, für den sie erhoben wurden.

Kontakt- & Interessentendaten	24 Monate nach Ihrer letzten Interaktion mit uns
Aktive Kundendaten	Für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, zuzüglich etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
Rechts- & Compliance-Unterlagen	So lange wie nach schweizerischem, EU- oder indischem Recht erforderlich (z. B. Buchhaltungsunterlagen nach Schweizer OR)

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden wir Ihre Daten in allen Konzerneinheiten sicher löschen oder unwiderruflich anonymisieren. Sie können uns auch bitten, Ihre Daten früher zu löschen: siehe Abschnitt 9.

9. Ihre Rechte

Je nachdem, wo Sie ansässig sind, haben Sie eine Reihe von Rechten in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Wir haben diese unten aufgeführt – und derselbe zentrale Kontakt bearbeitet Anfragen für alle drei Konzerneinheiten, sodass Sie uns nur einmal kontaktieren müssen.

Auskunft

Sie können von uns eine Bestätigung darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie speichern, und falls ja, eine Kopie davon anfordern – einschliesslich der Information, welche Konzerneinheiten diese speichern.

Berichtigung

Sollten Ihre Informationen unrichtig oder veraltet sein, lassen Sie es uns einfach wissen, und wir werden dies in allen Konzerneinheiten korrigieren.

Löschung

Sie können uns bitten, Ihre Daten zu löschen. Wir werden dies in allen Konzerneinheiten umsetzen, es sei denn, wir sind gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet (zum Beispiel für Buchhaltungszwecke).

Widerspruch gegen Marketing

Sie können sich jederzeit von Marketing-Mitteilungen abmelden, indem Sie in einer von uns gesendeten E-Mail auf „Abmelden“ klicken oder uns direkt kontaktieren. Wir werden Ihre Anfrage umgehend bearbeiten.

Weitere Rechte

Sie haben außerdem das Recht, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken, eine übertragbare Kopie davon anzufordern oder Ihre Einwilligung zu widerrufen, sofern unsere Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht. Diese Rechte gelten gemäß der DSGVO, dem Schweizer nDSG und dem indischen DPDPA, je nach Ihrem Standort. Um eines dieser Rechte auszuüben, senden Sie uns eine E-Mail an privacy@hotel-spider.com. Wir werden innerhalb von 30 Tagen antworten. Wir können Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen, bevor wir eine Anfrage bearbeiten. Wenn Sie in der EU oder in der Schweiz ansässig sind und das Gefühl haben, dass wir Ihre Anfrage nicht ordnungsgemäß bearbeitet haben, haben Sie das Recht, sich bei Ihrer lokalen Datenschutzbehörde zu beschweren:

• Schweiz: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB) – edoeb.admin.ch
• EU: Ihre nationale Datenschutzbehörde (z. B. BfDI in Deutschland, CNIL in Frankreich)
• Indien: Das Data Protection Board of India (sobald dieses unter dem DPDPA 2023 voll einsatzfähig ist)

10. Cookies

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien auf unserer Website, um den Betrieb aufrechtzuerhalten, zu verstehen, wie Besucher die Website nutzen, und um – mit Ihrer Einwilligung – relevante Inhalte anzuzeigen. Unbedingt erforderliche Cookies sind immer aktiv, da die Website ohne sie nicht funktionieren kann. Für Analyse- und Marketing-Cookies bitten wir Sie bei Ihrem ersten Besuch um Ihre Einwilligung. Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über den Link in der Fußzeile unserer Website ändern. Unsere vollständige Cookie-Richtlinie enthält alle Details darüber, was wir verwenden und warum.

11. Wie schützen wir Ihre Informationen?

Wir nehmen Sicherheit in der gesamten Hotel-Spider-Gruppe ernst. Unsere Maßnahmen umfassen:

• Verschlüsselung aller Daten bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen – nur Personen, die Ihre Daten benötigen, können diese einsehen
• Regelmäßige interne Sicherheitsüberprüfungen und Bewertungen
• Verbindliche Sicherheitsverpflichtungen in allen Verträgen mit Unterauftragsverarbeitern und Konzerneinheiten

Sollte es zu einer Datenschutzverletzung kommen, die ein Risiko für Ihre Rechte darstellt, werden wir die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden benachrichtigen und die betroffenen Personen informieren, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

12. Änderungen an dieser Richtlinie

Wir können diese Richtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren – zum Beispiel, wenn wir neue Dienste hinzufügen oder wenn sich die Gesetzeslage ändert. Das Datum oben auf dieser Seite zeigt immer an, wann sie zuletzt aktualisiert wurde. Wenn wir eine wesentliche Änderung vornehmen, die sich auf die Verwendung Ihrer Daten auswirkt, werden wir Sie darüber informieren – entweder per E-Mail oder durch einen deutlichen Hinweis auf unserer Website –, bevor die Änderung in Kraft tritt.

13. So kontaktieren Sie uns

Haben Sie eine Frage zu dieser Richtlinie oder dazu, wie wir mit Ihren Daten umgehen? Wir helfen Ihnen gerne weiter.

E-Mail	privacy@hotel-spider.com
Post	Tourisoft Sàrl, Route de Champ-Colin 18, CH-1260 Nyon, Schweiz
Telefon	+41 (0)22 360 03 70
Reaktionszeit	Wir bemühen uns, alle Datenschutzanfragen innerhalb von 30 Tagen zu beantworten

Eine Anfrage deckt alle Konzerneinheiten ab. Unabhängig davon, ob Ihre Daten bei der Tourisoft Sàrl (CH), der Hotel-Spider Germany GmbH (DE) oder der Tourisoft India Private Limited (IN) liegen – eine einzige E-Mail an privacy@hotel-spider.com genügt.